这是什么折磨人的新花样？“把这封邮件重发一遍，把它送到你收件箱的顶部！”
等等，我得打断你一下。我的收件箱是没有顶的。我的收件箱是空的。至少在你决定像清空我书房地板上所有废纸篓一样清空我的邮箱之前是这样。现在你给我慢慢后退，如果你珍惜你打字的手指的话。
每个月都会冒出一些可怕的电邮习惯。我们现在是不是应该把这些一次性搞定？今年是电子邮件诞生50周年，几十年来它在办公室里无处不在。很难想象办公室里还有什么比它更烦人。好吧，还有开放式办公室，不过我们暂时不谈那个，无论是打比方与否。
当我在Twitter上让人们分享他们对电子邮件最讨厌的地方时，我惊讶地发现他们居然还在争论礼仪问题。有些人讨厌“亲爱的蒂姆”和“善意的问候”等僵硬的形式，而另一些人则坚持这样做。少数人抱怨人们在主题栏里输入信息，但很多人反而希望看到更多，因为这样能更快地浏览。
人们当然得一直考虑周全，但如果认为电子邮件要受制于礼仪规范，在分类上就错了。电子邮件是一件完成工作的工具，因此关键问题并不在于称呼，而在于效率。电子邮件出问题并不在于它们使用了错误的落款，而在于它们浪费了时间和注意力。
对这个问题更为深思熟虑的讨论——例如，卡尔•纽波特(Cal Newport)的新书《一个没有电子邮件的世界：在超负荷时代重构工作》(Reimagining Work in an Age of Overload)——正确地诊断出了一种系统性的痼疾。该问题的部分原因在于电子邮件的功能实在太多了。我们几乎可以用电子邮件做任何事情，而我们确实这么做了。
一个明智的组织会寻找更合适的工具和流程，以在特定任务上协作。如果你试图在一个万能邮箱里与你的同事协调一个复杂的项目，压力和超负荷是不可避免的。你进入了纽波特所说的“过分活跃的蜂群思维”。
不过，尽管这是一个系统性问题，但个人还是有很多方法可以搞定它。
首先：使用许多电邮程序都自带的工具。
如果你要向一大群人发送一封电子邮件，并确保只有你收到回复，不要在邮件里输入“请不要回复所有人”。群组密送就可以了。如果有人没遵守这个规则，而你的收件箱里又塞满了同事们诙谐但无关紧要的玩笑，试试“mute”（静音）吧。
使用“schedule send”（定时发送），确保无论何时发送，你的邮件都能在办公时间送达。这是一种善意，但同时也训练了你的同事不要期待立即回复。
第二：改变世界之前，先改变自己。
试着在群邮件中宣布你要“把茱莉亚移到密送”，以礼貌地免除她进一步的职责。如果年度股东大会改到7月7日，尝试更改主题行：“7月8日股东大会安排”不再是一个好的邮件主题。如果你整封邮件的内容是下午4点的会议推迟了15分钟，那么我建议你在邮件主题栏写上“下午4点的会议推迟了15分钟//”，而不是“紧急请阅读”。
为什么要这样做？因为这能让你成为一个更友善的同事。因为人们会注意到，而且他们还可能学到。就像人们从彼此身上学到可怕的习惯一样，比如向同一个Zoom URL——真的是同一个吗？——发送重复的邀请，他们也会像好的榜样看齐。
我的第三个建议是最根本的：厘清并做出决定。每天一百封邮件已经很多了，如果你把一半留在收件箱里，那么一个月就能累积1500封邮件，一年的功夫你就会乞求允许你宣告电邮破产，用信箱寄走钥匙然后拍屁股走人。
解决的办法是做决定时要更加敏锐。如果不需要任何操作，则删除或归档。大多数存档的电子邮件很容易再次找到。
如果需要进行操作，且操作简单明了，那就立即行动。如不然，则将邮件存档并在任务管理器（如Trello、Remember the Milk，或甚至只是一个简单的文本文件）中记录项目。如果邮件是关于会议的，把所有细节都写进你的日程表。不过千万不要把你的收件箱错当成日程表，除非你想让全世界都能看到你的待办事项列表。
这并不总是容易的，但不这么做会更糟糕。我最近有机会与Next Action Associates的效率培训师托德•布朗(Todd Brown)讨论我的工作习惯。我的“行动”文件夹里有大约一打电子邮件钉子户，它们不肯离开，让我头疼不已。托德正确地诊断出了问题：在每个案例中，我都不十分确定该采取什么行动。
解决电子邮件积压的办法是迅速做出明确的决定。这并不，也不应该意味着即时回复，但它应该意味着不再让邮件烂在收件箱里。一个聪明的组织会找到比回归电子邮件更好的方式来处理其核心业务。一个聪明人也会如此。
蒂姆•哈福德(Tim Harford)的新书是《如何让世界相加》(How to Make the World Add Up)（英国）/《数据侦探》(The Data Detective)（美国）
译者/何黎